Руководство администратора по работе с листом ожидания
Эта инструкция поможет администраторам быстро разобраться, как добавлять клиентов в лист ожидания, следить за статусами, обрабатывать найденные окна и не терять записи из‑за отмен. Всё — простым языком и с акцентом на ежедневную работу.
Обновлено: март 2026
Автор: Алексей Герасимов , создатель сервиса «Ок, сделал!»
Краткое описание
- в журнале записи YCLIENTS — для быстрой операционной работы;
- в личном кабинете «Ок, сделал!» — для анализа, фильтрации, и массового просмотра записей.
С чего начать администратору
Проверьте рабочие инструменты
Убедитесь, что вам доступен виджет листа ожидания «Ок, сделал!» в журнале записи YCLIENTS.
Если доступа нет — попросите руководителя выдать права
Этот шаг нужен, если в YCLIENTS вы видите сообщение «УУПС! Лист ожидания недоступен!» или планируете работать с ним через личный кабинет. Руководитель должен добавить вас как пользователя в личный кабинет «Ок, сделал!» и выдать нужные права.
Зарегистрируйтесь по приглашению
После выдачи доступа вам придёт приглашение. Откройте его, завершите регистрацию в «Ок, сделал!» и при необходимости используйте лист ожидания уже в личном кабинете.
Как работает лист ожидания
Лист ожидания помогает занять освободившиеся окна без хаотичных обзвонов и ручного мониторинга расписания. Для администратора процесс выглядит так:
Шаг 1. Клиент попадает в лист ожидания
Администратор добавляет клиента вручную или клиент записывается в лист ожидания самостоятельно через онлайн‑виджет.
Шаг 2. Система ищет окно
Алгоритм регулярно проверяет расписание и отслеживает отмены, переносы и появление подходящих сеансов.
Шаг 3. Клиент получает шанс записаться
Если найден подходящий вариант, в зависимости от настроек вашего филиала, система либо отправляет сообщение клиенту, либо уведомляет администратора в рабочий чат.
Ежедневная работа администратора: что делать по шагам
Сценарий работы зависит от настроек вашего филиала. Если руководитель подключил отправку сообщений клиентам и включил отправку им уведомлений о найденном времени, лист ожидания работает почти полностью автоматически. Если отправка сообщений клиентам не подключена, администратору нужно не только добавлять клиентов в лист ожидания, но и вручную обрабатывать найденные системой окна.
Если сообщения клиентам подключены
- В течение дня добавляйте в лист ожидания клиентов, с которыми общаетесь напрямую — при визите или по телефону, если им не удалось сразу подобрать удобное время.
- Указывайте точные пожелания клиента: услугу, сотрудника, даты, интервал времени и комментарий, если он нужен.
- Дальше система сама отслеживает отмены и свободные окна, находит подходящие сеансы и отправляет клиентам предложения записаться.
- Администратору не нужно вручную обзванивать клиентов и постоянно проверять, не освободилось ли время.
Если сообщения клиентам не подключены
- Добавляйте клиентов в лист ожидания так же, как и в автоматическом сценарии — по итогам разговора или визита, если подходящее время не найдено.
- Следите за записями, по которым система уже нашла время, и проверяйте уведомления в рабочем чате, если руководитель включил их отправку администраторам.
- Связывайтесь с клиентом вручную, предлагайте освободившийся сеанс и при необходимости сразу записывайте его.
- После разговора не забывайте вручную обновлять статус записи: например, «записан» или «отказался».
Где работать с листом ожидания: личный кабинет и YCLIENTS
Оба интерфейса полезны, но решают разные задачи. Ниже — короткое сравнение, чтобы администратору было проще понять, где удобнее выполнять конкретное действие.
| Задача | Журнал записи YCLIENTS | Кабинет «Ок, сделал!» |
|---|---|---|
| Быстро добавить клиента | Очень удобно — прямо рядом с расписанием | Тоже можно, но чаще используют для более детальной работы |
| Посмотреть все заявки по дням и сотрудникам | Только на выбранный в журнале день | Максимально удобно — обзор, фильтры, поиск |
| Найти все записи одного клиента | Да, быстрый поиск | Да, быстрый поиск и по клику |
| Удалить все записи клиента | Да, через меню быстрого редактирования | Да, отдельной кнопкой после поиска клиента |
| Работать со статусами по ходу смены | Да, быстро и оперативно | Да |
| Фильтрация записей по услуге или сотруднику | Нет | Да, по клику на услугу или сотрудника |
| Статистика распределения записей: сотрудники, услуги, время, дни | Нет | Да |
Виджет в журнале записи YCLIENTS
Идеален для операционной работы во время смены, когда нужно быстро увидеть расписание и тут же добавить клиента в лист ожидания.
- всё рядом с расписанием сотрудников;
- удобно работать с текущим днём;
- можно быстро менять статус или открыть карточку клиента.
Личный кабинет «Ок, сделал!»
Нужен для расширенного обзора: поиска всех заявок, фильтрации по услугам, сотрудникам и контроля общей картины.
- удобный обзор с текущего дня и дальше;
- фильтрация записей по различным параметрам;
- доступна статистика распределения записей.
Какие статусы бывают у записей
Статусы помогают быстро понять, что происходит с каждой заявкой. Администратору важно ориентироваться в них без лишних объяснений.
Новая или активная заявка. Система продолжает искать подходящие окна по выбранным датам, времени, услуге и специалисту.
Система уже нашла подходящий сеанс, но отправка уведомлений клиенту не подключена. Уведомление ушло администратору, если руководитель включил эту опцию.
Система нашла подходящий сеанс. Клиенту отправлено сообщение с предложением сеанса. Уведомление ушло администратору, если руководитель включил эту опцию.
Клиент занял предложенное окно. Это успешный результат работы листа ожидания.
Клиент отказался от предложенного времени или заявка больше неактуальна. Этот статус можно поставить только вручную.
Как добавить клиента в лист ожидания
Добавление клиента — основной сценарий для администратора. Ниже — простая последовательность, чтобы не ошибиться при внесении заявки.
Найдите клиента
Введите номер телефона. Если клиент уже есть в базе YCLIENTS, система подтянет его автоматически. Если клиента ещё нет, вы сможете добавить его как нового.
Выберите сотрудника и услугу
Если клиенту всё равно, оставьте вариант «Любой сотрудник». Если нужен конкретный специалист, выберите его — после этого отобразятся доступные услуги.
Укажите даты и время
Отметьте дни и интервал, когда клиенту удобно прийти. Чем точнее параметры, тем релевантнее будут найденные окна.
Сохраните запись
При необходимости оставьте комментарий: важные пожелания, просьбу клиента и другие детали. Комментарий увидите только вы.
Если клиент хочет получить несколько услуг
Вы можете добавить в одну заявку несколько услуг. Тогда система будет искать окно с суммарной длительностью всех выбранных услуг, чтобы клиент смог пройти их за один визит.
Два важных чекбокса при добавлении клиента
Они управляют тем, какие записи автоматически удалятся, когда клиент запишется на предложенное время:
- В выбранные дни — удаляются только записи за ту же дату или группу дат, которые вы выбрали сейчас. Подходит, если клиенту нужно приходить несколько раз (например, будни отдельно и выходные отдельно).
- В любые дни — удаляются все записи клиента на эту услугу. Подходит, если клиенту нужен один визит, но он указал несколько вариантов по дням и времени.
Редактирование, удаление и быстрые действия
После добавления заявки администратор может корректировать её.
Редактировать запись
Можно изменить специалиста, услугу, даты, временной интервал, комментарий и статус. После изменений обязательно сохраните запись.
В журнале записи YCLIENTS доступно быстрое изменение статуса записи кликом по иконке статуса.
Удалить запись
Удаляйте заявку, если она больше неактуальна или была создана ошибочно. Чтобы не терять полезную статистику, рекомендуем удалять только записи в статусе «ждёт».
Перейти в карточку клиента
Если нужно уточнить историю визитов, контакты или детали по клиенту, используйте быстрый переход в карточку клиента YCLIENTS.
Сложные сценарии, которые важно понимать администратору
1. У клиента несколько похожих записей на одну услугу
Это нормальный сценарий. Например, клиент хочет попасть либо в будни вечером, либо в выходные днём. В таком случае лучше создать несколько отдельных заявок. При успешной записи система может удалить дублирующие записи — если для них заранее включена соответствующая настройка.
2. В компании не подключена отправка сообщений клиентам
Тогда лист ожидания всё равно полезен: клиенты встают в лист ожидания через администратора, система автоматически постоянно отслеживает подходящие окна и отправляет уведомление в рабочий чат администраторам. Дальше администратор сам связывается с клиентом и предлагает освободившийся сеанс.
3. Клиент отказался от найденного времени
Отметьте заявку статусом «отказался», если пожелание клиента больше не актуально. Если клиент всё ещё хочет ждать другой вариант, скорректируйте даты или время и оставьте запись в статусе ждёт».
4. Кто-то записался в лист ожидания самостоятельно
Такие записи также отображаются у администратора. Напротив них будет иконка с человечком и всплывающей подсказкой «самостоятельная запись».
Частые вопросы администратора
Сообщения формируются для отправки в YCLIENTS с типом «Рассылка». Если сообщение по какой-то причине не сформировано или не отправлено, обратитесь в чат поддержки «Ок, сделал!».