Как работать с задачником в YCLIENTS
Здесь только то, что нужно сотруднику в течение смены: где открыть задачи, в каком порядке их проверять, как отметить выполненное, поставить ручное поручение и закрыть смену.
Как открыть задачник и начать смену
- Откройте журнал записи нужного филиала в YCLIENTS.
- В правой вертикальной колонке журнала нажмите иконку приложения «Окей, сделал!». Рядом с расписанием откроется фрейм «Менеджер задач».
- Если смена ещё не начата, нажмите «Открыть смену».
- Если система запросит остаток в кассе, пересчитайте наличные и укажите фактическую сумму на момент открытия.
Как пересчитать и сверить кассу
Если в филиале включён контроль наличных, система попросит указать фактический остаток при открытии и закрытии смены. Вводите сумму после реального пересчёта денег в кассе.
Пересчитайте наличные
Не ориентируйтесь только на подставленное значение или сумму в памяти. Укажите то, что фактически находится в кассе.
Проверьте предупреждение
Если сумма отличается от ожидаемой по операциям YCLIENTS, откроется окно с ожидаемым и фактическим остатком и размером разницы.
Выберите действие
Исправьте сумму и нажмите «Проверить снова» либо, после повторного пересчёта, выберите «Закрыть с расхождением».
Если окно сверки не появилось, это не обязательно ошибка: руководитель мог не включить сверку, она могла быть временно недоступна или текущая смена была открыта до включения этой настройки. В последнем случае сверка заработает со следующей смены.
В каком порядке смотреть разделы списка задач
| Раздел | Что в нём находится | Что делать |
|---|---|---|
| Просрочено | Срок выполнения уже прошёл | Проверить в первую очередь и выполнить, если задача всё ещё актуальна. |
| Задачи при открытии смены | Обязательный чек‑лист начала рабочего дня | Выполнить сразу после открытия филиала. |
| Задачи на сегодня | Текущие ручные, автоматические и регулярные задачи | Следить за временем на жёлтой плашке. |
| Ожидают визита | Поручения, которые привяжутся к следующей записи выбранного клиента | Раскрывать при необходимости; до появления визита точного срока нет. |
| Без срока | Дела, которые можно выполнить не в конкретный день | Раздел открыт по умолчанию, но не входит в счётчик задач на сегодня. |
| Запланировано | Будущие задачи | Можно посмотреть заранее; при необходимости доступно досрочное выполнение. |
| Выполнено сегодня / Архив | Завершённые, отменённые и закрытые без выполнения задачи | Использовать для проверки истории. |
Как читать карточку задачи
Визит: сегодня в 11:00
Сотрудник: Екатерина Полуда
- Название говорит, что нужно сделать.
- Плашка срока показывает, до какого времени выполнить задачу.
- Пояснение уточняет ожидаемый результат.
- Клиент, визит и сотрудник помогают быстро найти запись в журнале.
- Троеточие открывает доступные действия: изменение, закрытие или досрочное выполнение.
Если к одной записи клиента относятся несколько задач, они собираются в общую карточку. Заголовок сообщает количество задач по одной записи, а сведения о клиенте и визите показываются один раз внизу.
Как выполнить, изменить или закрыть задачу
Выполните действие
Сначала сделайте то, что написано в карточке. Если задача связана с визитом, проверьте клиента, время и сотрудника.
Поставьте отметку
Нажмите квадрат слева от названия. Задача перейдёт в раздел «Выполнено сегодня».
Используйте меню
Через троеточие можно изменить доступную ручную задачу или закрыть её без выполнения.
Как создать ручную задачу
Нажмите «+ Новая задача», укажите действие, исполнителя и выберите подходящий срок.
| Когда выполнить | Для чего подходит |
|---|---|
| Сегодня | Обычная задача текущей смены. Время по умолчанию — 23:55; его можно изменить с шагом 5 минут. |
| Завтра | Задача на следующий календарный день. Время по умолчанию — 23:55; его можно изменить с шагом 5 минут. |
| Выбранная дата | Поручение на конкретный будущий день и время. |
| При следующем визите клиента | Найдите клиента по имени или телефону. Задача привяжется к ближайшей будущей записи, а если записи нет — будет ждать её появления. |
| Без конкретного срока | Дело, которое нельзя запланировать: например, заказать воду, когда закончится запас. |
Для задач с точным сроком можно выбрать, когда закрыть задачу без выполнения: без ограничения или через указанное количество минут, часов или дней после просрочки.
Как правильно закрыть смену
- Проверьте просроченные и обязательные задачи текущего дня.
- Передайте следующей смене дела, которые нельзя завершить самостоятельно.
- Нажмите «Закрыть смену».
- Если система запросит кассу, пересчитайте наличные и укажите фактический остаток на момент закрытия.
Короткий порядок работы администратора на каждый день
- В начале дня: открыть смену и выполнить задачи открытия.
- После изменений в расписании: посмотреть новые задачи по визитам.
- Перед каждым визитом: проверить карточку клиента и пояснение к задаче.
- После выполнения: сразу поставить отметку, не откладывая до конца дня.
- Перед уходом: разобрать просрочку, передать незавершённое и закрыть смену.