Задачник для YCLIENTS: как настроить задачи и контроль сотрудников
Пошаговая инструкция для салона красоты, студии, клиники, фитнес‑центра и другого бизнеса с записью клиентов. Вы настроите ручные и автоматические задачи, чек‑листы смены, контроль кассы, уведомления и понятные правила работы для администраторов.
Три главных вопроса перед подключением
Меньше забытых действий
Регламенты смены и задачи по клиентам выполняются вовремя, а руководитель видит просрочки и результат без постоянных напоминаний в чате.
Задачи появляются сами
Руководитель задаёт расписания и правила. Сервис учитывает дату, визит, клиента и сотрудника, а администратор получает готовое поручение.
Боковой список в YCLIENTS
Менеджер задач открывается рядом с расписанием по иконке приложения в правой колонке журнала записи. Переходить в отдельную программу не нужно.
Какую пользу задачник принесёт руководителю и команде
Задачник помогает перенести ежедневные регламенты из записок, рабочих чатов и памяти сотрудников в единую управляемую систему. Он использует контекст YCLIENTS — филиал, клиента, визит и сотрудника — и сам создаёт поручения в нужный момент. Руководителю не приходится каждый день повторять одни и те же указания и вручную выяснять, что было сделано.
Регламенты открытия и закрытия смены
Администратор получает обязательные задачи на начало и конец дня: открыть или перекрыть воду, проверить помещения, подготовить кассу и выполнить другие действия по регламенту. Руководитель получает отчёты об открытии и закрытии смены и видит нарушения сроков.
Учёт рабочего времени администраторов
Если администраторы заведены отдельными пользователями в YCLIENTS, открытие и закрытие смены помогает фиксировать, кто и когда работал. В обзоре видны рабочие дни, интервалы и общее отработанное время.
Прозрачный обмен задачами в команде
Поручения больше не теряются в записках и переписке. У задачи есть описание, исполнитель, срок и статус, а сотрудники видят общий актуальный список прямо рядом с журналом записи.
Заполненные карточки и подготовленные визиты
Сервис напомнит заполнить недостающие поля карточки клиента, подготовить документы или оборудование к сложной услуге, встретить нового клиента и выполнить другие действия до начала визита.
Дополнительные и повторные продажи
Автоматические правила помогают вовремя предложить абонемент после пробного визита, сделать допродажу после услуги или связаться с клиентами, у которых день рождения попадает в выбранный диапазон.
Обратная связь после посещения
После визита администратор получает задачу связаться с клиентом, уточнить впечатления и вовремя отработать недовольство. Руководитель понимает, что сбор обратной связи выполняется системно, а не от случая к случаю.
Как задачник работает на практике
Руководитель один раз описывает правила работы, после чего сотрудникам не нужно помнить, когда и по какому клиенту создавать поручение.
Руководитель задаёт логику
В личном кабинете настраиваются задачи открытия смены, расписания, правила по визитам, исполнители и сроки.
Сервис создаёт задачу
Она появляется по календарю, при открытии смены или после создания подходящей записи клиента в YCLIENTS.
Администратор видит контекст
В карточке указаны действие, срок, пояснение, клиент, время визита и сотрудник — запись легко найти в журнале.
Результат сохраняется
Выполненные и закрытые задачи переходят в историю, а просроченные выделяются и могут вызвать уведомление руководителю.
Как выглядит задачник и где найти его в YCLIENTS
Задачник работает как боковой фрейм приложения внутри журнала записи. Он открывается рядом с расписанием, поэтому сотрудник одновременно видит визиты и связанные с ними поручения.
Клиент: Оксана Воронина
- Откройте журнал записи нужного филиала в YCLIENTS.
- Найдите вертикальную колонку иконок у правого края экрана.
- Нажмите иконку приложения «Окей, сделал!».
- Между расписанием и колонкой приложений откроется фрейм «Менеджер задач».
Что решить до настройки задачника
Сначала зафиксируйте рабочий процесс, а уже затем переносите его в интерфейс. Так задачник не превратится в длинный список уведомлений, которые сотрудники перестают замечать.
- Кто открывает и закрывает смену в каждом филиале.
- Какие действия обязательны в начале и в конце рабочего дня.
- Какие задачи относятся ко всем сотрудникам, а какие — к конкретному исполнителю.
- Какие события по записи клиента действительно требуют отдельного действия администратора.
- Через какое время невыполненная задача теряет смысл и может быть закрыта без выполнения.
- Куда руководителю должны приходить уведомления: в личный или групповой Telegram‑чат.
Шаг 1. Настройте филиал, смены и уведомления
Откройте в личном кабинете Задачник → Настройки. Включение «Умного задачника» добавляет менеджер задач в журнал записи выбранного филиала YCLIENTS.
Рабочие смены
Укажите плановое открытие и закрытие, задержку напоминания о незакрытой смене и момент автоматического закрытия.
Касса
При необходимости запрашивайте остаток при открытии и закрытии. Можно включить сверку с выбранной наличной кассой YCLIENTS.
Задачи открытия
Добавьте короткий чек‑лист: открыть воду, включить музыку, проверить зону ожидания, подготовить оборудование.
Уведомления
Выберите чат и события: открытие и закрытие, опоздание открытия, незакрытая смена и наступление просрочки.
Отдельная настройка определяет, становятся ли просроченные персональные задачи общими. Это полезно, когда после окончания смены задачу должен подхватить любой доступный администратор.
Контроль наличных, сверка кассы и отчёт руководителю
Контроль наличных помогает не просто собрать цифру в конце дня, а вовремя заметить ошибку ввода или расхождение с операциями в YCLIENTS. Администратор пересчитывает реальные деньги, а руководитель получает понятный итог смены без ручной сверки в нескольких разделах.
| Настройка | Как работает | Что получает руководитель |
|---|---|---|
| Контроль наличных | При открытии и закрытии смены администратор вводит фактический остаток в кассе. | В отчёте видны суммы на начало и конец смены. |
| Сверка с YCLIENTS | Сервис рассчитывает ожидаемый остаток: сумма на открытии плюс приходные и минус расходные операции выбранной наличной кассы. | В отчёте видны операции, ожидаемый и фактический остаток, совпадение или подтверждённое расхождение. |
Как настроить сверку кассы YCLIENTS
- В разделе Задачник → Настройки включите контроль наличных.
- Включите сверку и выберите наличную кассу YCLIENTS, операции которой нужно учитывать.
- Попросите администратора пересчитывать деньги при открытии и закрытии, а не подтверждать подставленную сумму автоматически.
- Проверьте обычное закрытие и тестовое расхождение до запуска рабочего регламента.
При следующем открытии может быть подставлена сумма, указанная при закрытии прошлой смены, вместе с именем сотрудника и временем закрытия. Это ориентир, а не подтверждённый текущий остаток: администратор должен пересчитать наличные и исправить сумму, если она изменилась.
Что входит в отчёт о закрытии смены
- кто и во сколько закрыл смену, её продолжительность и отклонение от планового времени;
- касса на начало и конец, а при успешной сверке — операции YCLIENTS, ожидаемый остаток и расхождение;
- сколько задач выполнено за рабочий день;
- статистика телефонии за время смены: входящие, принятые, исходящие и пропущенные звонки;
- отдельный сигнал о пропущенных звонках, после которых не было попытки перезвонить.
Если за смену звонков не было, отчёт так и сообщит. Если телефония не подключена или статистика временно недоступна, это показывается отдельно — нулевые звонки не смешиваются с отсутствием данных.
Шаг 2. Создайте регулярные и разовые задачи
В разделе Задачник → Планировщик создаются задачи, которые зависят от календаря, а не от записи клиента. Доступны разовая задача и регулярные варианты: каждый день, по выбранным дням недели или раз в месяц.
Название должно начинаться с действия: «Проверить», «Заказать», «Отправить», «Перекрыть». В поле пояснения напишите критерий результата, например: «Сверить остаток расходников и заказать позиции, которых хватит меньше чем на неделю».
Шаг 3. Настройте автоматические задачи по записям клиентов
В разделе Задачник → Автоматизация правило создаёт задачу, когда в YCLIENTS появляется подходящая запись. Можно начать с готового шаблона и изменить название, пояснение, момент выполнения и дополнительные условия.
| Сценарий | Когда применять | Пример задачи |
|---|---|---|
| Работа с визитом | Подготовка, встреча, завершение и связь после посещения | Подготовить документы к пробному занятию |
| Карточка клиента | Не заполнены обязательные основные или дополнительные поля | Заполнить дату рождения и срок договора |
| Данные визита | В записи не хватает нужных сведений | Проверить комментарий и источник записи |
| Первый визит | У клиента ещё нет успешных посещений | Встретить нового клиента |
| День рождения | Дата рождения попадает в выбранный диапазон относительно визита | Поздравить клиента и предложить бонус |
Дополнительные условия сужают правило: услуга, сотрудник, категория клиента и другие параметры. Если по одной записи создаётся несколько задач, в менеджере они объединяются в одну карточку визита — сотруднику не приходится заново читать одинаковые данные клиента.
Как работают срок выполнения и срок актуальности
В задачнике это два разных момента. Их важно не смешивать при настройке регламентов.
| Поле | Что означает | Что произойдёт |
|---|---|---|
| Когда задача станет просроченной? | Срок, к которому действие желательно завершить | После этого времени задача выделяется как просроченная, но всё ещё требует выполнения. |
| Когда закрыть задачу без выполнения? | Сколько задача остаётся полезной после просрочки | После выбранного периода задача получает статус «Не выполнена вовремя» и переходит в архив. |
Для правил, связанных с визитом, срок можно назначить до начала, в начале, до окончания или после окончания визита. Если срок выполнения не ограничен, задача не станет просроченной. Если выбрано «Без ограничения», просроченная задача останется активной, пока сотрудник не выполнит или не закроет её.
Шаг 4. Проведите тестовую смену и запустите задачник
- Включите задачник для выбранного филиала.
- Создайте одну задачу открытия смены, одно расписание и одно правило по тестовой записи.
- Откройте менеджер задач в журнале YCLIENTS и проверьте, что карточки понятны без устных пояснений.
- Выполните одну задачу, дождитесь просрочки другой и проверьте архив.
- Откройте и закройте смену, проверьте запрос кассы, предупреждение при тестовом расхождении и выбранные уведомления.
- Проверьте отчёт руководителю: время смены, задачи, кассу и статистику звонков.
- Отправьте сотрудникам короткое руководство администратора.
Готовые сценарии задач для салона, студии и клиники
Открытие филиала
Открыть воду, включить музыку, проверить чистоту, подготовить кассу и зону ожидания.
Новый клиент
Подготовить документы, встретить клиента, объяснить правила и предложить следующий шаг после услуги.
Контроль карточек
Проверить телефон, дату рождения, согласия, срок договора или отраслевые дополнительные поля клиента.
Завершение дня
Сверить кассу, проверить помещения, перекрыть воду, закрыть смену и передать комментарии следующему администратору.