Руководство администратора по работе с листом ожидания

Руководство администратора по работе с листом ожидания

Основной целью этого руководства является помощь администратору в управлении автоматическим листом ожидания и предоставлении качественного обслуживания для клиентов.

Узнавайте первыми о новостях автоматизации в удобном формате
  • Содержание:
  • Приступая к работе

    После того как руководитель направит вам приглашение на работу с личным кабинетом системы Ок, сделал выполните следующие шаги:

    Как работает лист ожидания

    Ок, сделал предлагает автоматический лист ожидания. Администратор может добавить в него клиента через личный кабинет Ок, сделал или виджет в журнале записи YCLIENTS. Также клиент может самостоятельно записаться в лист ожидания через вашу стандартную форму онлайн-записи или через клиентское приложение.

    Система автоматически проверяет лист ожидания вашей компании каждый час, с 10:00 утра до 21:00 вечера, для клиентов, записанных на текущий и следующий дни. Для всех остальных клиентов, система проверяет лист ожидания один раз в день, в установленное в настройках время. Если найдено подходящее время для клиента, ему будет автоматически отправлено сообщение с предложением записи.

    Схема работы листа ожидания

    Просмотр листа ожидания в личном кабинете Ок, сделал

    Добавленных в лист ожидания клиентов можно увидеть на вкладке меню Лист ожидания - Обзор.

    Лист ожидания в личном кабинете Ок, сделал

    Эта страница содержит всю актуальную информацию из листа ожидания, начиная с текущего дня. Все клиенты упорядочены по дням и специалистам. Для каждой записи указаны имя клиента, специалист и услуга, временной интервал, в который клиент хотел бы воспользоваться услугой, текущий статус записи в листе ожидания.

    Если кликнуть по имени клиента, специалиста или названию услуги, лист ожидания выполнит поиск всех записей соответствующих выбранному параметру. Возможен быстрый поиск клиента по имени или телефону. Можно удалить из листа ожидания сразу все записи выбранного клиента.

    Поиск всех записей клиента в листе ожидания

    Записи в листе ожидания могут иметь один из следующих статусов: ждет подходящее время, предложили подходящее время, записан на услугу, отказался. Рассмотрим каждый из них более подробно.

    Сразу после внесения клиента в лист ожидания, его запись будет иметь статус “Ждет подходящее время”. Лист ожидания сам анализирует доступность времени при каждой автоматически проверке, которые происходят раз в час для клиентов, записанных на текущий и следующий дни, и раз в день для остальных клиентов листа ожидания.

    Если лист ожидания обнаружит, что подходящее клиенту время свободно для записи, ему будет отправлено сообщение с предложением записаться, а статус записи в листе ожидания изменится на “Предложили подходящее время”. Такие записи выделяются желтым фоном, а в колонке “Сеансы” у них отображается время, которое было предложено клиенту.

    Зеленым цветом обозначены клиенты, которые записались на предложенное им время. Обновление статуса происходит во время автоматической проверки листа ожидания.

    Если клиент записался в лист ожидания самостоятельно, рядом с его именем будет отображаться иконка с изображением человека.

    Самостоятельная запись клиентов в лист ожидания

    Если к записи был добавлен комментарий, она содержит иконку с текстом. При наведении курсора на иконку комментария появится текст комментария.

    Комментарии в листе ожидания

    Рядом с названием услуги может отображаться специальная иконка с изображением колец цепи, если при добавлении клиента в лист ожидания была активирована соответствующая дополнительная опция, и в зависимости от успешной записи на подобранное время, другие его записи должны быть удалены из листа ожидания. При нажатии на эту иконку, вы увидите все связанные между собой записи, которые должны быть удалены после успешной записи клиента на услугу в предложенное время. Дополнительная информация об этой опции и правилах удаления записей будет представлена ниже.

    Связанные записи в листе ожидания

    Запись можно удалить, отредактировать или перейти на карточку клиента в YCLIENTS.

    Управление записями в листе ожидания

    Просмотр листа ожидания в журнале записи YCLIENTS

    В виджете для YCLIENTS доступны основные функции - добавления клиентов в лист ожидания и его просмотр, в том числе за прошедшие дни. Комплексно взаимодействовать с листом ожидания, выполнять поиск всех записей определенного клиента, сотрудника или удалить все записи клиента одной кнопкой, по-прежнему удобнее в личном кабинете Ок, сделал.

    Лист ожидания в YCLIENTS

    Добавление клиента в лист ожидания

    Чтобы добавить клиента в лист ожидания через личный кабинет Ок, сделал, перейдите в раздел меню Лист ожидания - Добавить клиента или нажмите кнопку Добавить клиента в разделе Лист ожиданрия - Обзор. В виджете листа ожидания для журнала записи в YCLIENTS нажмите кнопку “Добавить в лист ожидания”.

    Вы можете добавить любого клиента, информация о котором есть в вашей базе данных YCLIENTS, используя номер его телефона. Если это новый клиент и его еще нет в вашей клиентской базе, сервис автоматически предложит добавить его.

    Добавление нового клиента в лист ожидания

    Если клиенту не важно, какой именно сотрудник будет оказывать услугу, в форме записи оставьте значение по умолчанию “Любой сотрудник”. Когда вы выберете определенного сотрудника, станет доступен список услуг, которые он оказывает.

    Если вы хотите записать клиента на комплекс услуг, то вы можете добавить ещё одну или несколько услуг к записи. В этом случае система будет подбирать только такие временные слоты, которые соответствуют сумме длительности всех заданных услуг, чтобы клиент смог получить все услуги за один визит.

    Затем выберите в календаре подходящие для клиента даты и временной интервал, в который ему будет удобно получить услугу.

    Добавление нового клиента в лист ожидания

    При необходимости вы можете добавить комментарий.

    Если система найдет свободное время для клиента и он запишется на него, она может автоматически удалить из листа ожидания все или некоторые записи клиента на ту же услугу. Это произойдет, если вы активируете опцию «Если клиент запишется на предложенный сеанс, удалить из листа ожидания его записи на ту же услугу в выбранные даты» или «Если клиент запишется на предложенный сеанс, удалить из листа ожидания все его записи на эту же услугу». Обе эти опции затрагивают только записи клиента в листе ожидания на ту же услугу, на которую ему было успешно подобрано время. Одновременно использовать две опции невозможно, так как они являются взаимоисключающими по смыслу.

    Другими словами, первая опция подойдет компаниям, в которых клиенту нужно периодически получать одну и ту же услугу. Например, клиенту каждую неделю нужно две спортивные тренировки — одна в будние дни и одна в выходные. Опция объединит в отдельную группу даты выбранные в момент добавления записи в лист ожидания и при успешном подборе времени удалит только их.

    Давайте рассмотрим пример использования первой опции. Допустим, клиент хочет получить услугу один раз в понедельник, вторник или среду с 19:00 до 22:00, второй раз он хочет получить эту же услугу в субботу или воскресенье с 11:00 до 14:00. Мы добавим клиента в лист ожидания два раза, первый раз выбираем понедельник, вторник и среду, второй раз субботу и воскресенье, каждый раз активировав при этом первую опцию. В случае если для клиента будет подобрано удобное время на понедельник и он запишется на него, его записи на вторник и среду будут автоматически удалены из листа ожидания, поскольку они станут неактуальными. Записи клиента на субботу и воскресенье останутся в листе ожидания так как они были добавлены отдельно.

    Добавление в лист ожидания связанных записей
    Добавление в лист ожидания связанных записей

    Вторая опция подойдет компаниям в которых клиент планирует в ближайшее время получить услугу всего один раз, но в разные дни ему подходит разное время. Например, это может быть визит в салон красоты. Эта опция удалит из листа ожидания все записи клиента на ту же услугу.

    К примеру, клиент хочет получить услугу всего один раз, ему подходит время с понедельника по среду с 19:00 до 22:00 и в субботу и воскресенье с 11:00 до 14:00. В таком случае, мы также добавим клиента в лист ожидания два раз, но активируем при этом вторую опцию. Это позволит системе автоматически удалить из листа ожидания все оставшиеся записи клиента на ту же услугу, как только он запишется на предложенное время.

    После успешного добавления клиента в лист ожидания, система выдаст подтверждающее уведомление. Окно добавления при этом не закроется, позволяя вам добавить этого же клиента на другие даты, время или к другим сотрудникам без необходимости повторного ввода данных. В интерфейсе журнала записей YCLIENTS окно добавления автоматически закрывается после успешного добавления записи.

    Редактирование записи в листе ожидания

    При редактировании записи вы можете изменить ее статус, выбрать другого сотрудника, услугу, дату и время. После внесения изменений не забудьте сохранить запись.

    Вы также можете вручную установить статус записи в листе ожидания как “отказался”. В этом случае фон записи в личном кабинете изменится на красный, а в интерфейсе виджета для журнала записи появится соответствующая иконка рядом с записью. Эта функция была реализована по запросу некоторых салонов, чтобы обеспечить более гибкую работу с листом ожидания.

  • Связанные статьи:
  • К другим статьям