Руководство администратора по работе с листом ожидания
Основной целью этого руководства является помощь администратору в управлении автоматическим листом ожидания и предоставлении качественного обслуживания для клиентов.
Приступая к работе
После того как руководитель направит вам приглашение на работу с личным кабинетом системы Ок, сделал выполните следующие шаги:
- Пройдите по ссылке, указанной в письме.
- Пройдите процедуру регистрации в личном кабинете.
- Как только регистрация будет завершена, вам сразу станет доступен функционал листа ожидания вашей компании.
Как работает лист ожидания
Ок, сделал предлагает автоматический лист ожидания. Администратор может добавить в него клиента через личный кабинет Ок, сделал или виджет в журнале записи YCLIENTS. Также клиент может самостоятельно записаться в лист ожидания через вашу стандартную форму онлайн-записи или через клиентское приложение.
Система автоматически проверяет лист ожидания вашей компании каждый час, с 10:00 утра до 21:00 вечера, для клиентов, записанных на текущий и следующий дни. Для всех остальных клиентов, система проверяет лист ожидания один раз в день, в установленное в настройках время. Если найдено подходящее время для клиента, ему будет автоматически отправлено сообщение с предложением записи.
Просмотр листа ожидания в личном кабинете Ок, сделал
Добавленных в лист ожидания клиентов можно увидеть на вкладке меню Лист ожидания - Обзор.
Эта страница содержит всю актуальную информацию из листа ожидания, начиная с текущего дня. Все клиенты упорядочены по дням и специалистам. Для каждой записи указаны имя клиента, специалист и услуга, временной интервал, в который клиент хотел бы воспользоваться услугой, текущий статус записи в листе ожидания.
Если кликнуть по имени клиента, специалиста или названию услуги, лист ожидания выполнит поиск всех записей соответствующих выбранному параметру. Возможен быстрый поиск клиента по имени или телефону. Можно удалить из листа ожидания сразу все записи выбранного клиента.
Записи в листе ожидания могут иметь один из следующих статусов: ждет подходящее время, предложили подходящее время, записан на услугу, отказался. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Сразу после внесения клиента в лист ожидания, его запись будет иметь статус “Ждет подходящее время”. Лист ожидания сам анализирует доступность времени при каждой автоматически проверке, которые происходят раз в час для клиентов, записанных на текущий и следующий дни, и раз в день для остальных клиентов листа ожидания.
Если лист ожидания обнаружит, что подходящее клиенту время свободно для записи, ему будет отправлено сообщение с предложением записаться, а статус записи в листе ожидания изменится на “Предложили подходящее время”. Такие записи выделяются желтым фоном, а в колонке “Сеансы” у них отображается время, которое было предложено клиенту.
Зеленым цветом обозначены клиенты, которые записались на предложенное им время. Обновление статуса происходит во время автоматической проверки листа ожидания.
Если клиент записался в лист ожидания самостоятельно, рядом с его именем будет отображаться иконка с изображением человека.
Если к записи был добавлен комментарий, она содержит иконку с текстом. При наведении курсора на иконку комментария появится текст комментария.
Рядом с названием услуги может отображаться специальная иконка с изображением колец цепи, если при добавлении клиента в лист ожидания была активирована соответствующая дополнительная опция, и в зависимости от успешной записи на подобранное время, другие его записи должны быть удалены из листа ожидания. При нажатии на эту иконку, вы увидите все связанные между собой записи, которые должны быть удалены после успешной записи клиента на услугу в предложенное время. Дополнительная информация об этой опции и правилах удаления записей будет представлена ниже.
Запись можно удалить, отредактировать или перейти на карточку клиента в YCLIENTS.
Просмотр листа ожидания в журнале записи YCLIENTS
В виджете для YCLIENTS доступны основные функции - добавления клиентов в лист ожидания и его просмотр, в том числе за прошедшие дни. Комплексно взаимодействовать с листом ожидания, выполнять поиск всех записей определенного клиента, сотрудника или удалить все записи клиента одной кнопкой, по-прежнему удобнее в личном кабинете Ок, сделал.
Добавление клиента в лист ожидания
Чтобы добавить клиента в лист ожидания через личный кабинет Ок, сделал, перейдите в раздел меню Лист ожидания - Добавить клиента или нажмите кнопку Добавить клиента в разделе Лист ожиданрия - Обзор. В виджете листа ожидания для журнала записи в YCLIENTS нажмите кнопку “Добавить в лист ожидания”.
Вы можете добавить любого клиента, информация о котором есть в вашей базе данных YCLIENTS, используя номер его телефона. Если это новый клиент и его еще нет в вашей клиентской базе, сервис автоматически предложит добавить его.
Если клиенту не важно, какой именно сотрудник будет оказывать услугу, в форме записи оставьте значение по умолчанию “Любой сотрудник”. Когда вы выберете определенного сотрудника, станет доступен список услуг, которые он оказывает.
Если вы хотите записать клиента на комплекс услуг, то вы можете добавить ещё одну или несколько услуг к записи. В этом случае система будет подбирать только такие временные слоты, которые соответствуют сумме длительности всех заданных услуг, чтобы клиент смог получить все услуги за один визит.
Затем выберите в календаре подходящие для клиента даты и временной интервал, в который ему будет удобно получить услугу.
При необходимости вы можете добавить комментарий.
Если лист ожидания найдет для клиента время на любой из указанных дней и он запишется на услугу, система может автоматически удалить оставшиеся записи на ту же услугу как в указанные дни, так и в любые другие дни. Это произойдет, если вы активируете опцию “Если клиент запишется на предложенное время в любой из указанных дней, удалите другие записи клиента на эту же услугу в указанные дни” или “Если клиент запишется на предложенное время в любой из указанных дней, удалите все записи клиента на эту услугу в любые дни”.
Давайте рассмотрим пример использования первой опции. Она подойдет для клиентов, желающих получить услугу несколько раз. Допустим, клиент готов посетить вас в понедельник, вторник и среду с 19:00 до 22:00, и также в субботу или воскресенье с 11:00 до 14:00. Мы добавим клиента в лист ожидания два раза, первый раз выбираем понедельник вторник и среду, второй раз субботу и воскресенье, каждый раз активировав при этом первую опцию. В случае если для клиента будет подобрано удобное время на понедельник и он запишется на него, его записи на вторник и среду будут автоматически удалены из листа ожидания, поскольку они станут неактуальными. Записи клиента на субботу и воскресенье останутся в листе ожидания так как они были добавлены отдельно.
Второй вариант будет удобен для тех клиентов, которые хотят получить услугу только один раз, однако удобные для них временные интервалы в разные дни могут отличаться. Например, клиент может быть готов посетить вас с понедельника по среду с 19:00 до 22:00 и в субботу и воскресенье с 11:00 до 14:00. В таком случае, мы рекомендуем добавлять клиента в лист ожидания, каждый раз активируя вторую опцию. Это позволит системе автоматически удалить из листа ожидания все оставшиеся записи на эту же услугу, как только для клиента найдется подходящее время и он на него запишется.
После успешного добавления клиента в лист ожидания, система выдаст подтверждающее уведомление. Окно добавления при этом не закроется, позволяя вам добавить этого же клиента на другие даты и время без необходимости повторного ввода данных. В интерфейсе журнала записей YCLIENTS окно добавления автоматически закрывается после успешного добавления записи.
Редактирование записи в листе ожидания
При редактировании записи вы можете изменить ее статус, выбрать другого сотрудника, услугу, дату и время. После внесения изменений не забудьте сохранить запись.
Вы также можете вручную установить статус записи в листе ожидания как “отказался”. В этом случае фон записи в личном кабинете изменится на красный, а в интерфейсе виджета для журнала записи появится соответствующая иконка рядом с записью. Эта функция была реализована по запросу некоторых салонов, чтобы обеспечить более гибкую работу с листом ожидания.