Как настроить автоматический лист ожидания для YCLIENTS
Инструмент Лист ожидания не только поможет заполнить появляющиеся окна, но и повысит лояльность клиентов, которые не могут записаться в удобное им время к популярному сотруднику.
Предварительные настройки
После подключения нашего приложения на странице интеграции в YCLIENTS, не забудьте проверить настройки бизнеса в личном кабинете Ок, сделал. Сделать это можно в меню «Бизнес — Настройки».
Обязательно укажите приложение, которое вы используете в YCLIENTS для отправки сообщений клиентам. Без этого лист ожидания не сможет отправлять сообщения вашим клиентам. Также, укажите время начала и конца рабочего дня вашей компании - именно оно будет использовано по умолчанию при добавлении клиентов в лист ожидания, что значительно облегчит дальнейшую работу.
Общие настройки листа ожидания
Чтобы выполнить настройку листа ожидания, откройте в личном кабинете раздел Лист ожидания - Настройки и включите переключатель "Искать свободное время для клиентов из листа ожидания".
Далее необходимо указать время ежедневной проверки всех записей в листе ожидания. В это время инструмент будет искать свободное время для всех клиентов в вашем листе ожидания и отправлять им сообщения с предложением на него записаться. Укажите время подходящее для отправки клиентам сообщений.
Рекомендуем также включить опцию проверки листа ожидания на текущий и следующий день раз в час. В этом случае в начале каждого часа с 10 утра до 9 вечера сервис дополнительно проверит записи клиентов из листа ожидания на текущий и следующий день, подберет им свободное время и отправит сообщения.
Если клиент по какой-то причине в течении дня не запишется на предложенное ему время, сервис может автоматически вернуть его в режим поиска подходящего времени.
Когда сервис в ходе проверки листа ожидания найдет свободное подходящее клиенту время, он может отправить ему сообщение. Для этого у вас в YCLIENTS должен быть подключен смс-агрегатор или чат-бот из раздела Интеграции - Уведомления. Если ваши клиенты уже получают сервисные сообщения YCLIENTS по SMS или WhatsApp, наши сообщения будут отправляться им тем же способом.
Вы можете настроить шаблон отправляемых клиентам уведомлений используя специальные переменные. Доступна ссылка на форму онлайн-записи компании и ссылка на сеанс, при переходе по которой уже будет выбран сотрудник, услуга и время.
Например, текст шаблона может быть таким:
Здравствуйте! Освободилось время %дата% (%день_недели%) в %время% к %сотрудник%. Запишитесь на него по ссылке: %ссылка_на_сеанс%.
Также, вы можете включить отправку уведомлений на электронную почту администратора. В данном примере мы отключим эту функцию, чтобы максимально автоматизировать процесс и разгрузить администратора.
Самостоятельная запись клиентов в лист ожидания
Далее разрешите клиентам самостоятельно записываться в лист ожидания. По наблюдениям наших пользователей, такая возможность приблизительно в 2 раза увеличивает количество записей в листе ожидания. Соответственно, растет вероятность закрыть появляющиеся у сотрудников окна.
Для этого в настройках листа ожидания включите переключатель "Разрешить клиентам самостоятельно записываться в лист ожидания".
Если это требуется, вы можете изменить заголовок и подзаголовок страницы. По умолчанию там отображается название вашей компании.
Обязательно укажите номер телефона для связи с администратором или другой способ связаться с вашей компанией на тот случай, если клиенту не придет проверочный код для входа в лист ожидания.
Чтобы клиенты смогли записаться в лист ожидания прямо из вашей формы онлайн-записи или клиентского приложения YPLACES, перейдите в YCLIENTS в раздел Интеграции - Лояльность и подключите бесплатное приложение "Промоблок в виджете онлайн-записи".
После подключения приложения вы автоматически попадете на страницу добавления нового промоблока. Укажите основной текст, например: “Если время занято, запишитесь в лист ожидания”.
Заполните описание промо-блока, например: “Как только подходящее вам время освободится, автоматически пришлем уведомление.”.
Включите кнопку и задайте для нее уникальную ссылку на ваш лист ожидания, скопировать которую можно в окне настроек листа ожидания в Ок, сделал.
Выберите места размещения в форме онлайн-записи вашей компании, в которых будет отображаться промо-блок листа ожидания. Рекомендуем выбрать "Экран меню", "Выбор услуг" и "Выбор сотрудников".
Если у вас уже есть промоблок с каким либо рекламным предложением или акцией, вы можете оставить его на "Экране меню" или "Экране успешной записи", а для листа ожидания выбрать размещение на экранах "Выбор услуг" и "Выбор сотрудников". Таким образом все пользователи онлайн-записи будут оповещены о вашей акции и в тоже время будут иметь удобный доступ к листу ожидания.
На момент написания данного руководства, промо-блок после его настройки не отображается в форме онлайн-записи, если вы оказываете групповые услуги. Чтобы это исправить, после настройки промо-блока необходимо обратиться в службу технической поддержки YCLIENTS с просьбой включить его отображение.
Отключение дублирующих листов ожидания
Если раньше вы использовали в YCLIENTS дополнительного сотрудника в качестве листа ожидания, не забудьте отключить к нему онлайн-запись в YCLIENTS в меню Настройки - Сотрудники, чтобы не сбивать с толку клиентов двумя листами ожидания. Ваш новый лист ожидания превосходит предыдущий вариант по всем параметрам.
Предоставление администратору доступа к листу ожидания
Скорее всего, чтобы полноценно использовать лист ожидания в своей компании, вам понадобится предоставить к нему доступ администраторам. Сделать это можно в личном кабинете Ок, сделал в разделе Бизнес - Пользователи.
Нажмите Добавить. Укажите email сотрудника, на который будет выслано приглашение. Укажите имя добавляемого сотрудника, его будете видеть только вы. Предоставьте права доступа к инструменту Лист ожидания. Разрешите Обзор и Редактирование. Нажмите Добавить пользователя.
Отправьте администратору ссылку на руководство по работе с листом ожиадния.
С листом ожидания можно взаимодействовать не только в личном кабинете Ок, сделал, основные функции доступны прямо внутри журнала записи YCLIENTS. Виджет листа ожидания в журнале записи доступен всем пользователям YCLIENTS сразу после того как руководитель подключит инструмент в личном кабинете Ок, сделал.
Постарались сделать виджет максимально легким и быстрым, в нем доступны основные функции - добавление клиентов в лист ожидания и его просмотр, в том числе за прошедшие дни. Комплексно взаимодействовать с листом ожидания по-прежнему удобнее в личном кабинете Ок, сделал. Там вы сможете выполнить поиск всех записей листа ожидания определенного клиента, сотрудника или удалить все записи клиента одной кнопкой.
Оповещение клиентов
Чтобы увеличить количество записей в листе ожидания и эффективность заполнения окон сотрудников, расскажите клиентам о том, что теперь они могут самостоятельно воспользоваться листом ожидания в тех случаях, когда подходящее время оказалось уже занято.
Вы можете выполнить информационную рассылку по активной клиентской базе. Сделать это можно в YCLIENTS в разделе Клиенты - Клиентская база, предварительно выполнив фильтрацию клиентов по наличию записей за последний один или три месяца.
Текст рассылки может быть, например, следующим:
💚 Добрый день! Представляем новый удобный лист ожидания, в него можно записаться прямо из нашей формы онлайн-записи - https://n10621816.yclients.com. Как только подходящее вам время освободится, автоматически пришлем уведомление.
Не забудьте указать именно вашу ссылку на форму онлайн-записи, найти ее вы можете в YCLIENTS в меню Онлайн запись - Ссылки для онлайн-записи.
Также, вы можете сделать публикацию в социальных сетях компании.
