Инструмент Лист ожидания не только поможет заполнить появляющиеся окна, но и повысит лояльность клиентов, которые не могут записаться в удобное им время к популярному сотруднику.

Общие настройки

Чтобы начать им пользоваться, откройте в меню настройки Листа ожидания и включите Поиск свободного времени для клиентов из листа ожидания.

Далее необходимо указать время ежедневной обработки всех записей в листе ожидания. В это время инструмент будет искать свободное время для всех клиентов в вашем листе ожидания и отправлять им сообщения с предложением на него записаться. Укажите время подходящее для отправки клиентам сообщений.

Рекомендуем также включить опцию обработки Листа ожидания на текущий и следующий день раз в час. В этом случае в начале каждого часа с 10 утра до 8 вечера сервис дополнительно обработает записи клиентов из листа ожидания на текущий и следующий день, подберет им свободное время и отправит сообщения.

Если клиент по какой-то причине не запишется на предложенное ему время, сервис может автоматически вернуть его в режим поиска подходящего времени.

Когда сервис в ходе обработки листа ожидания найдет свободное подходящее клиенту время, он может отправить ему уведомление. Для этого в YCLIENTS у вас должен быть подключен смс-агрегатор или чат-бот из раздела Интеграции - Уведомления. Если ваши клиенты уже получают сервисные сообщения YCLIENTS по смс или WhatsApp, наши сообщения будут отправляться тем же способом.

Вы можете настроить шаблон отправляемых клиентам уведомлений используя специальные переменные. Доступна ссылка на форму онлайн-записи компании и ссылка на сеанс, при переходе по которой уже будет выбран сотрудник, услуга и время.

Также, вы можете включить отправку уведомлений на почту администратора. В данном примере мы отключим эту функцию, чтобы максимально автоматизировать процесс и разгрузить администратора.

Самостоятельная запись клиентов в лист ожидания

В пункте в меню Настройки Листа ожидания разрешите клиентам самостоятельно записываться в лист ожидания.

Укажите название вашего бизнеса, которое увидят клиенты при записи в лист ожидания.

Укажите номер телефона для связи с администратором или другой способ связаться с вашей компанией на тот случай, если клиенту не придет проверочный код авторизации.

Вы можете кастомизировать шаблон сообщения с проверочным кодом.

Чтобы клиенты могли записаться в лист ожидания прямо из вашего виджета онлайн-записи или клиентского приложения YPLACES, перейдите в YCLIENTS в раздел Интеграции - Лояльность и подключите бесплатное приложение Промоблок в виджете онлайн-записи.

Перейдите в настройки приложения и добавьте новый промоблок. Укажите основной текст, например: “Если время занято, запишитесь в лист ожидания”. Дополните его описанием, например: “Как только нужное время освободится, сообщим вам об этом.”. Включите кнопку и задайте для нее уникальную ссылку на ваш лист ожидания, скопировать которую можно в окне настроек листа ожидания.

Настройте экраны на которых будет отображаться предложение записаться в лист ожидания. Рекомендуем выбрать Выбор услуг и Выбор сотрудников. Если Экран меню не занят у вас каким-либо акционным предложением, задействуйте и его.

Добавление клиента в лист ожидания администратором

Теперь давайте добавим клиента в лист ожидания. Для этого в меню инструмента нажмите Добавить клиента или Обзор - Добавить.

Добавить в лист ожидания можно любого клиента, который есть в вашей клиентской базе YCLIENTS, указав его номер телефона. Если клиента нет в базе YCLIENTS, сервис предложит сначала создать его.

Выберите сотрудника, чтобы увидеть список оказываемых им услуг. Если нужно записать клиента на комплекс услуг, вы можете добавить еще одну или несколько.

Обратите внимание, что при поиске подходящих окон будет учитываться индивидуальное время оказания услуги сотрудником. У разных сотрудников оно может отличаться. Настроить его можно при редактировании услуги в YCLIENTS в разделе Настройки - Услуги, раздел "Сотрудники оказывающие услугу" на вкладке Основные нужной услуги.

Далее выберите в календаре один или несколько дней, которые подходят клиенту, и промежуток времени, в которое ему будет удобно получить услугу. По умолчанию на странице добавления записи в лист ожидания как для администраторов, так и для клиентов будет отображаться время открытия и закрытия вашего бизнеса, которые можно задать на странице Бизнес - Настройки. Обязательно сделайте это для удобства работы с Листом ожидания.

При необходимости вы можете добавить комментарий.

Если сервис в ходе проверки листа ожидания найдет для клиента свободное для записи время на любой из указанных выше дней, сервис может автоматически удалить из листа ожидания другие записи клиента на ту же услугу в выбранные дни или в любой день. С подробными кейсами использования этих опций вы можете ознакомиться при наведении курсора на значок информации.

После успешного добавления вы получите подтверждающее уведомление, а окно не закроется, чтобы вы могли добавить этого же клиента на другие дни или время, не указывая заново его номер, сотрудника и услугу. Просто укажите новые даты и выберите актуальное время. Готово.

Просмотр листа ожидания

Всех добавленных в лист ожидания клиентов можно увидеть на вкладке Обзор в меню инструмента Лист ожидания.

Клиенты сгруппированы по дням и сотрудникам. Для каждой записи указано имя Клиента, Сотрудник и услуга, актуальное Время, Статус записи и подходящие Сеансы, если они были найдены. Желтым отмечены клиенты, которым было предложено подходящее время. Зеленым отмечены клиенты, которые на него записались. Если клиент будет записан на предложенное ему время, оно будет подсвечено, а статус записи изменится на "записан". Обновление статусов происходит во время обработки сервисом вашего Листа ожидания.

Возможен быстрый поиск клиента по имени или телефону. Доступна фильтрация записей по услуге, сотруднику и клиенту. Можно сразу удалить из Листа ожидания все записи определенного клиента.

Если запись была создана клиентом самостоятельно, рядом с его именем будет отображаться иконка человека. Если к записи был добавлен комментарий, вы это сразу увидите. Если при добавлении была выбрана соответствующая опция и автоматическое изменение статуса при нахождении подходящего сеанса повлечет удаление других записей, вы увидите соответствующую иконку, кликнув на которую будут отражены все связанные записи.

Запись можно удалить, отредактировать или перейти на карточку клиента в YCLIENTS.

Редактирование записи в листе ожидания

При редактировании записи вы можете изменить ее статус и другие параметры. Не забудьте сохранить запись.

Предоставление администратору прав доступа для работы с листом ожидания

Скорее всего чтобы использовать инструмент Лист ожидания в своей компании вам понадобится предоставить к нему доступ администраторам. Сделать это можно в меню выбрав Бизнес - Пользователи.

Нажмите Добавить. Укажите email сотрудника на который будет выслано приглашение. Укажите имя добавляемого сотрудника, его будете видеть только вы. Предоставьте права доступа к инструменту Список ожидания. Разрешите Обзор и Редактирование. Нажмите Добавить пользователя.

На этом настройка инструмента Лист ожидания завершена. Команда "Ок сделал!" желает успехов вам и вашему бизнесу!

  • Связанные статьи:
    • К другим статьям