Как настроить автоматический лист ожидания для YCLIENTS

Инструмент Лист ожидания не только поможет заполнить появляющиеся окна, но и повысит лояльность клиентов, которые не могут записаться в удобное им время к популярному сотруднику.

Узнавайте первыми о полезных обновлениях и новых инструментах

Перейти в Telegram

Содержание:

Предварительные настройки

После подключения нашего приложения на странице интеграции в YCLIENTS, не забудьте указать параметры бизнеса в личном кабинете Ок, сделал. Если при подключении филиала по каким-то причинам это не было сделано, вернуться к настройкам можно в разделе «Ваш бизнес — Настройки» личного кабинета.

Приложение для отправки сообщений клиентам. Чтобы клиентам отправлялись сообщения с проверочным кодом для входа в лист ожидания, уведомления об освободившемся времени и другие, обязательно укажите приложение, которое вы подключили в YCLIENTS для отправки сообщений по каналу SMS/WhatsApp. Без этого лист ожидания не сможет отправлять сообщения вашим клиентам. Подробнее об отправке уведомлений клиентам можно узнать в соответствующем разделе справки.

Начало рабочего дня и конец рабочего дня. Укажите время начала и конца рабочего дня вашей компании, чтобы именно оно отображалось по умолчанию для администраторов и клиентов при добавлении записи в лист ожидания. В дальнейшем это значительно упростит работу с листом ожидания. В противном случае при добавлении в лист ожидания новой записи по умолчанию будет отображаться время с 00:00 по 00:00 часов.

Часовой пояс. Укажите ваш часовой пояс, чтобы система корректно учитывала время при добавлении записей в лист ожидания.

Включение и настройка листа ожидания

По умолчанию лист ожидания выключен в личном кабинете, как и любые другие инструменты автоматизации. Чтобы начать им пользоваться, необходимо включить его и настроить под нужды вашей компании. Для этого откройте в личном кабинете раздел «Лист ожидания — Настройки».

Включить лист ожидания. Данный параметр позволит вам начать пользоваться листом ожидания, в частности добавит виджет листа ожидания в журнал записи YCLIENTS.

Виджет листа ожидания в журнале записи YCLIENTS

Время ежедневного поиска свободного времени для всех клиентов из листа ожидания (часы, минуты). Укажите время в которое система ежедневно будет искать доступные для записи сеансы для всех клиентов в вашем листе ожидания. Если во время ежедневного поиска подходящее время будет найдено, клиенту может быть отправлено сообщение — укажите время подходящее для отправки клиентам сообщений.

Рекомендуем указывать дневное или вечернее время, после пика отмен записей вашими клиентам. Так вы не побеспокоите клиентов уведомлением в раннее время, а также, если отменится запись не на текущий или следующий день, клиенты из листа ожидания получат сообщение об освободившемся окошке в этот же день.

Дополнительно ежечасно искать свободное время для клиентов записанных в лист ожидания на текущий и следующий день. Рекомендуем включить данную опцию. В этом случае система дополнительно к ежедневному поиску будет в течении дня с 10:00 до 21:00 ежечасно искать доступные для записи сеансы для клиентов записанных в лист ожидания на текущий и следующий день. Если во время ежечасного поиска подходящее время будет найдено, клиенту также может быть отправлено сообщение.

Таким образом, на ближайшие два дня, когда особенно важно оперативно предложить освободившееся время клиенту, чтобы он успел на него записаться, лист ожидания будет проверять наличие свободного времени ежечасно, а для клиентов записанных в лист ожидания на остальные дни поиск свободного времени будет производиться раз в сутки, в указанное в предыдущем шаге время.

Если клиент в течении дня не запишется на предложенный сеанс, искать для него подходящее время снова. Система может автоматически вернуть запись клиента в листе ожидания в статус «ЖДЕТ», если он не запишется на предложенный сеанс до конца дня после отправки ему уведомления. В этом случае на следующий день поиск подходящего клиенту времени будет выполнен повторно.

Разрешить администраторам работать с офлайн услугами (подбор свободных сеансов в ручном режиме). Если активировать данную опцию, администраторы смогут записывать клиентов в лист ожидания на услуги недоступные для онлайн-записи. Автоматический поиск свободного времени для таких услуг невозможен, но вы сможете работать с ними в ручном режиме — в интерфейсе листа ожидания вы увидите иконку с соответствующим предупреждением.

Контроль доступа к листу ожидания в журнале записи. Если активировать данную опцию, работать с листом ожидания в журнале записи YCLIENTS смогут только те пользователи, которых вы добавили в личном кабинете Ок, сделал на странице «Ваш бизнес - Пользователи». Email пользователя должен совпадать в Ок, сделал и YCLIENTS. Если опция выключена, работать с листом ожидания в YCLIENTS без ограничений смогут все пользователи, имеющие доступ к журналу записи.

Отправлять уведомление клиенту при внесении его в лист ожидания. Система может отправлять клиенту сообщение, когда администратор вносит его в лист ожидания через личный кабинет или журнал записи YCLIENTS. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальные переменные, вместо которых будут автоматически подставляться те или иные данные:

%клиент% Текст, указанный в карточке клиента в поле «Имя». Рекомендуем использовать данную переменную только в том случае, если в настройках YCLIENTS у вас включено отдельное поле «Фамилия». В противном случае, если фамилия или любая другая информация о клиенте указана в поле «Имя», она также будет передана в шаблон сообщения. Например: Саша.
%дата% Дата, на которую клиент был записан в лист ожидания — число указывается цифрами, месяц текстом. Если клиент был добавлен на несколько дат, они будут перечислены через запятую. Например: 9 апреля, 10 апреля.
%время% Время, на которе клиент был записан в лист ожидания. Например: с 10:00 до 12:00.
%сотрудник% Информация о сотруднике, указанная в поле «Имя». Например: Наталья.
%услуга% Название услуги, как оно указано в YCLIENTS. Если указано название услуги для онлайн-записи, будет использовано именно оно. Например: Укладка.
%ссылка_на_форму% Будет использована ссылка на основную форму онлайн-записи вашего филиала из YCLIENTS. Если основных форм несколько, будет взята первая из списка. Например: https://n000000.yclients.com.
Если необходимо указать ссылку на другую форму, например, сетевую, вы можете прописать ее прямо в шаблон без использования переменной.
%ссылка_на_лист_ожидания% Ссылка на онлайн версию вашего листа ожидания для клиентов. Для этого в настройках листа ожидания ниже необходимо будет включить самостоятельную запись клиентов в лист ожидания. При помощи нее клиенты смогут просматривать и редактировать свои записи в листе ожидания. Например: https://oksdelal.ru/wait?id=abc01d

Отправлять уведомление клиенту при подборе свободного времени. Если во время ежедневного или ежечасного поиска доступного для записи времени для клиента будет найден подходящий сеанс, система может отправить ему сообщение. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальные переменные, вместо которых будут автоматически подставляться те или иные данные:

%клиент% Текст, указанный в карточке клиента в поле «Имя». Рекомендуем использовать данную переменную только в том случае, если в настройках YCLIENTS у вас включено отдельное поле «Фамилия». В противном случае, если фамилия или любая другая информация о клиенте указана в поле «Имя», она также будет передана в шаблон сообщения. Например: Саша.
%дата% Дата, на которую клиенту был найден свободный сеанс — число указывается цифрами, месяц текстом. Например: 9 апреля.
%время% Время сеанса, который будет предложен клиенту для записи. Если доступных сеансов несколько, они будут перечислены через запятую. Например: 10:00, 10:30, 17:00.
%день_недели% День недели текстом, на который клиенту был найден свободный сеанс. Например: суббота.
%сотрудник% Информация о сотруднике, указанная в поле «Имя». Например: Наталья.
%услуга% Название услуги, как оно указано в YCLIENTS. Если указано название услуги для онлайн-записи, будет использовано именно оно. Например: Укладка.
%ссылка_на_форму% Будет использована ссылка на основную форму онлайн-записи вашего филиала из YCLIENTS. Если основных форм несколько, будет взята первая из списка. Например: https://n000000.yclients.com.
Если необходимо указать ссылку на другую форму, например, сетевую, вы можете прописать ее прямо в шаблон без использования переменной.
%ссылка_на_сеанс% Ссылка на основную форму онлайн-записи вашего филиала с уже подставленными в нее параметрами даты и времени сеанса, а также сотрудника и услуги, перейдя по которой клиент сразу сможет записаться на предложенный сеанс. Например: https://n000000.yclients.com/company/123456/menu?o=m3183130s15412106d2427062130.

Отправлять уведомление администратору при подборе свободного времени. Если во время ежедневного или ежечасного поиска доступного для записи времени для клиента будет найден подходящий сеанс, система может отправить сообщение администратору. Чтобы иметь возможность получать уведомления в telegram, сначала добавьте персональный или групповой чат на странице «Ваш бизнес — Уведомления», затем выберите его на странице настроек листа ожидания.

Отправлять уведомление клиенту, если не удалось подобрать время и у него больше нет записей в листе ожидания. Если не удалось подобрать подходящий сеанс клиенту из листа ожидания и у него нет других записей в нем, система может отправить клиенту сообщение. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальные переменные, вместо которых будут автоматически подставляться те или иные данные:

%клиент% Текст, указанный в карточке клиента в поле «Имя». Рекомендуем использовать данную переменную только в том случае, если в настройках YCLIENTS у вас включено отдельное поле «Фамилия». В противном случае, если фамилия или любая другая информация о клиенте указана в поле «Имя», она также будет передана в шаблон сообщения. Например: Саша.
%сотрудник% Информация о сотруднике, указанная в поле «Имя». Например: Наталья.
%услуга% Название услуги, как оно указано в YCLIENTS. Если указано название услуги для онлайн-записи, будет использовано именно оно. Например: Укладка.
%ссылка_на_форму% Будет использована ссылка на основную форму онлайн-записи вашего филиала из YCLIENTS. Если основных форм несколько, будет взята первая из списка. Например: https://n000000.yclients.com.
Если необходимо указать ссылку на другую форму, например, сетевую, вы можете прописать ее прямо в шаблон без использования переменной.
%ссылка_на_лист_ожидания% Ссылка на онлайн версию вашего листа ожидания для клиентов. Для этого в настройках листа ожидания ниже необходимо будет включить самостоятельную запись клиентов в лист ожидания. При помощи нее клиенты смогут просматривать и редактировать свои записи в листе ожидания. Например: https://oksdelal.ru/wait?id=abc01d.

Самостоятельная запись клиентов в лист ожидания

Далее разрешите клиентам самостоятельно записываться в лист ожидания. По наблюдениям наших пользователей, это может увеличить количество записей в листе ожидания до 2 раз. Соответственно, возрастет вероятность закрыть появляющиеся у сотрудников окна.

Настройка листа ожидания для самостоятельной записи клиентов

Разрешить клиентам самостоятельно записываться в лист ожидания. Данный параметр позволит клиентам пользоваться ссылкой на онлайн-версию листа ожидания вашей компании, ссылка указана на странице настроек вашего листа ожидания.

Заголовок страницы. По умолчанию вверху страницы с онлайн-версией листа указан заголовок «Лист ожидания», вы можете изменить его при необходимости.

Подзаголовок страницы. По умолчанию будет указано название вашего филиала, вы также можете отредактировать этот текст при необходимости.

Цвет кнопок и иконок. По умолчанию задан желтый цвет, но вы можете изменить его в соответствии с фирменным стилем вашей компании.

Шаблон сообщения с проверочным кодом. Для авторизации клиента в листе ожидания, ему необходимо отправить сообщение с проверочным кодом. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальную переменные, вместо которой будет подставлен проверочный код:

%код% Проверочный код для авторизации клиента в онлайн-версии листа ожидания. Например: 5105.

Телефон или другой способ связи клиентов с вашей компанией. Укажите телефон администратора или страницу вашей компании в социальных сетях, чтобы клиенты могли связаться с вами, если они не получат проверочный код для авторизации в листе ожидания. Это может произойти, например, если вы вовремя не пополните счёт приложения для отправки сообщений клиентам или неправильно его настроите. Администратор сможет сообщить клиенту отправленный код, просмотрев его в личном кабинете в разделе «Ваш бизнес — Сообщения».

Разрешить запись сразу на несколько услуг (комплекс). Если клиенты в вашей компании записываются на комплекс услуг, включите эту опцию. Тогда при записи в лист ожидания можно будет выбрать сразу несколько услуг. Обратите внимание, что система будет искать свободное время с учётом длительности оказания всех выбранных услуг в комплексе.

Разрешить запись только на рабочие дни сотрудников. Активация этой функции позволит добавлять записи в лист ожидания только на те дни, когда выбранный сотрудник работает.

Отправлять уведомление клиенту при самостоятельной записи в лист ожидания. Система может отправлять клиенту сообщение, когда он самостоятельно записывается в лист ожидания. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальные переменные, вместо которых будут автоматически подставляться те или иные данные:

%клиент% Текст, указанный в карточке клиента в поле «Имя». Рекомендуем использовать данную переменную только в том случае, если в настройках YCLIENTS у вас включено отдельное поле «Фамилия». В противном случае, если фамилия или любая другая информация о клиенте указана в поле «Имя», она также будет передана в шаблон сообщения. Например: Саша.
%дата% Дата, на которую клиент был записан в лист ожидания — число указывается цифрами, месяц текстом. Если клиент был добавлен на несколько дат, они будут перечислены через запятую. Например: 9 апреля, 10 апреля.
%время% Время, на которе клиент был записан в лист ожидания. Например: с 10:00 до 12:00.
%сотрудник% Информация о сотруднике, указанная в поле «Имя». Например: Наталья.
%услуга% Название услуги, как оно указано в YCLIENTS. Если указано название услуги для онлайн-записи, будет использовано именно оно. Например: Укладка.
%ссылка_на_форму% Будет использована ссылка на основную форму онлайн-записи вашего филиала из YCLIENTS. Если основных форм несколько, будет взята первая из списка. Например: https://n000000.yclients.com.
Если необходимо указать ссылку на другую форму, например, сетевую, вы можете прописать ее прямо в шаблон без использования переменной.
%ссылка_на_лист_ожидания% Ссылка на онлайн версию вашего листа ожидания для клиентов. При помощи нее клиенты смогут просматривать и редактировать свои записи в листе ожидания. Например: https://oksdelal.ru/wait?id=abc01d

Отправлять уведомление администратору при самостоятельной записи клиента в лист ожидания. Система может отправить сообщение администратору, когда клиент самостоятельно записывается в лист ожидания. Чтобы иметь возможность получать уведомления в telegram, сначала добавьте персональный или групповой чат на странице «Ваш бизнес — Уведомления», затем выберите его на странице настроек листа ожидания. В шаблоне сообщения вы можете использовать специальные переменные, вместо которых будут автоматически подставляться те или иные данные:

%клиент% Текст, указанный в карточке клиента в поле «Имя». Например: Саша.
%дата% Дата, на которую клиент был записан в лист ожидания — число указывается цифрами, месяц текстом. Если клиент был добавлен на несколько дат, они будут перечислены через запятую. Например: 9 апреля, 10 апреля.
%время% Время, на которе клиент был записан в лист ожидания. Например: с 10:00 до 12:00.
%сотрудник% Информация о сотруднике, указанная в поле «Имя». Например: Наталья.
%услуга% Название услуги, как оно указано в YCLIENTS. Если указано название услуги для онлайн-записи, будет использовано именно оно. Например: Укладка.
%ссылка_на_личный_кабинету% Будет автоматически подставлена ссылка на просмотр листа ожидания в личном кабинете — https://oksdelal.ru/cabinet/wait.

Проброс ссылки на лист ожидания в форму онлайн-записи YCLIENTS и приложение YPLACES

Чтобы клиенты смогли записаться в лист ожидания прямо из вашей формы онлайн-записи или клиентского приложения YPLACES, перейдите в YCLIENTS в раздел «Интеграции — Лояльность» и подключите бесплатное приложение «Промоблок в виджете онлайн-записи».

После подключения приложения вы автоматически попадете на страницу редактирования нового промоблока.

Основной текст. Укажите текст, который будет указан на промоблоке и привлечет к нему внимание клиентов. Например: «Если время занято, запишитесь в лист ожидания».

Описание. Заполните описание промоблока, которое клиенты увидят кликнум по нему. Например: «Как только подходящее вам время освободится, автоматически пришлем уведомление.».

Кнопка. Включите кнопку, чтобы клиенты смогли перейти по ней в онлайн-версию листа ожидания.

Ссылка. Укажите для кнопки уникальную ссылку на ваш лист ожидания, скопировать которую можно в личном кабинете на странице настроек листа ожидания.

Место размещения. Выберите места размещения в форме онлайн-записи вашей компании, в которых будет отображаться промо-блок листа ожидания.

Рекомендуем выбрать экраны онлайн-записи на индивидуальные услуги:

Экран меню
Выбор услуг
Выбор сотрудников

Экраны онлайн-записи на групповые события:

Список событий
О событии

Общие экраны для всех типов записи:

Выбор типа записи

Если у вас уже есть промоблок с каким либо рекламным предложением или акцией, вы можете оставить его на «Экране меню» или «Экране успешной записи», а для листа ожидания выбрать размещение на экранах «Выбор услуг» и «Выбор сотрудников». Таким образом все пользователи онлайн-записи будут оповещены о вашей акции и в тоже время будут иметь удобный доступ к листу ожидания.

Отключение дублирующих листов ожидания

Если раньше вы использовали в YCLIENTS дополнительного сотрудника в качестве листа ожидания, не забудьте отключить к нему онлайн-запись в YCLIENTS в меню Настройки — Сотрудники, чтобы не сбивать с толку клиентов двумя листами ожидания. Ваш новый лист ожидания превосходит предыдущий вариант по всем параметрам.

Предоставление администратору доступа к листу ожидания

Скорее всего, чтобы полноценно использовать лист ожидания в своей компании, вам понадобится предоставить к нему доступ администраторам. Сделать это можно в личном кабинете Ок, сделал в разделе «Бизнес — Пользователи».

Добавление администраторов в лист ожидания

Нажмите «Добавить». Укажите email сотрудника, на который будет выслано приглашение. Укажите имя добавляемого сотрудника, его будете видеть только вы. Предоставьте небходимые права доступа, для работы с листом ожидания разрешите его «Обзор» и «Редактирование», затем нажмите «Добавить пользователя».

Отправьте администратору ссылку на руководство по работе с листом ожиадния.

С листом ожидания можно взаимодействовать не только в личном кабинете Ок, сделал, основные функции доступны прямо внутри журнала записи YCLIENTS. Виджет листа ожидания в журнале записи доступен всем пользователям YCLIENTS сразу после того как руководитель подключит инструмент в личном кабинете Ок, сделал.

Постарались сделать виджет максимально легким и быстрым, в нем доступны основные функции - добавление клиентов в лист ожидания и его просмотр, в том числе за прошедшие дни.

Комплексно взаимодействовать с листом ожидания по-прежнему удобнее в личном кабинете Ок, сделал. В нем вы сможете, например, удалить все записи определенного клиента одной кнопкой, отфильтровать запими по определнному сотруднику и услуге или увидеть как распределяются записи вашего листа ожидания по дням недели, времени и сотрудникам.

Лист ожидания в личном кабинете Ок, сделал

Оповещение клиентов

Чтобы увеличить количество записей в листе ожидания и эффективность заполнения окон сотрудников, расскажите клиентам о том, что теперь они могут самостоятельно воспользоваться листом ожидания в тех случаях, когда подходящее время оказалось уже занято.

Вы можете выполнить информационную рассылку по активной клиентской базе. Сделать это можно в YCLIENTS в разделе Клиенты - Клиентская база, предварительно выполнив фильтрацию клиентов по наличию записей за последний один или три месяца.

Текст рассылки может быть, например, следующим:

💚 Добрый день! Представляем новый удобный лист ожидания, в него можно записаться прямо из нашей формы онлайн-записи - https://n10621816.yclients.com. Как только подходящее вам время освободится, автоматически пришлем уведомление.

Не забудьте указать именно вашу ссылку на форму онлайн-записи, найти ее вы можете в YCLIENTS в меню Онлайн запись - Ссылки для онлайн-записи.

Также, вы можете сделать публикацию в социальных сетях компании.

Связанные статьи:

К другим статьям